De nieuwe ISO 9001:2026 is gepubliceerd. Voor zorgaanbieders die al ISO 9001-gecertificeerd zijn, roept dat natuurlijk meteen vragen op. Moet het kwaliteitshandboek worden aangepast? Komen er nieuwe procedures bij? Moeten risico-inventarisaties opnieuw? En wat betekent de nieuwe norm voor de volgende audit?
Om maar met het belangrijkste te beginnen: je hoeft niet opnieuw te beginnen. De basis van ISO 9001 blijft herkenbaar en een kwaliteitssysteem dat goed is ingericht op basis van ISO 9001:2015 kan gewoon als uitgangspunt worden gebruikt. Wel zijn er nieuwe en gewijzigde eisen en worden op verschillende onderwerpen andere accenten gelegd.
Voor een kleinschalige zorgaanbieder zullen veel veranderingen bovendien niet helemaal nieuw voelen. Zaken als risico’s bespreken, medewerkers scholen, incidenten evalueren, cliënttevredenheid meten en verbeteracties uitvoeren deden we natuurlijk al. De nieuwe norm vraagt op een aantal punten wel om daar bewuster naar te kijken en beter te kunnen laten zien wat je ermee doet.
Een voorbeeld is de kwaliteitscultuur. De nieuwe norm legt meer nadruk op de rol van het management en op ethisch gedrag. In de praktijk gaat het er vooral om dat kwaliteit niet alleen iets is wat in procedures of in een kwaliteitshandboek staat. Weten medewerkers waarom bepaalde afspraken zijn gemaakt? Kunnen zij risico’s, fouten of dilemma’s bespreekbaar maken? Wordt daar vervolgens ook iets mee gedaan? En laat het management in de dagelijkse praktijk zien dat kwaliteit belangrijk is?
Ook bij risico’s en kansen verandert het accent. ISO 9001:2026 vraagt nadrukkelijker om ook naar kansen te kijken. Bijvoorbeeld: kan een nieuw cliëntdossier het rapporteren makkelijker maken? Kan een andere werkwijze de administratieve belasting verminderen? Of kunnen taken anders worden verdeeld waardoor medewerkers meer tijd voor cliënten hebben? Risico’s beheersen blijft belangrijk, maar kijken waar iets beter kan hoort daar nadrukkelijker bij.
Veranderingen binnen de organisatie krijgen eveneens meer aandacht. Dat is voor de zorg herkenbaar. Een organisatie groeit, opent een tweede locatie, neemt een andere doelgroep aan, stapt over naar een nieuw cliëntdossier of krijgt te maken met personeelswisselingen. De bedoeling is niet dat hiervoor steeds een nieuw formulier wordt gemaakt. Wel moet vooraf worden nagedacht over de gevolgen: wat kan deze verandering betekenen voor cliënten, medewerkers en de kwaliteit van zorg? Wie moet iets doen of weten? En na invoering: werkt het zoals we hadden bedacht?
De norm kijkt daarnaast nadrukkelijker naar ontwikkelingen buiten de organisatie. Denk aan personeelstekorten, digitalisering, AI, veranderende eisen van opdrachtgevers en nieuwe wet- en regelgeving. Ook moet worden beoordeeld of klimaatverandering voor de organisatie relevant is. Dat laatste betekent voor een kleine zorgaanbieder niet automatisch dat er een klimaatbeleid of apart protocol moet komen. Je moet erover hebben nagedacht en, als het voor jouw organisatie relevant is, er rekening mee houden.
Een ander herkenbaar onderwerp is deskundigheid. Het blijft niet alleen belangrijk dat medewerkers nu voldoende kennis en vaardigheden hebben. De organisatie moet ook vooruitkijken. Welke kennis hebben we straks nodig? Wat gebeurt er als een medewerker vertrekt die veel specifieke kennis heeft? En vraagt bijvoorbeeld een nieuw digitaal systeem om andere vaardigheden? De nieuwe norm legt meer nadruk op het blijven ontwikkelen én behouden van de kennis die de organisatie nodig heeft.
Misschien nog wel belangrijker is dat ISO 9001:2026 meer nadruk legt op de vraag of het kwaliteitssysteem daadwerkelijk iets oplevert. Veel zorgaanbieders hebben inmiddels een hele verzameling gegevens: MIC-meldingen, klachten, cliënttevredenheidsonderzoeken, interne audits, kwaliteitsdoelstellingen en verbeterpunten. Alleen registreren is niet genoeg. Zie je bijvoorbeeld dat hetzelfde type incident vaker voorkomt? Komt een verbeterpunt ieder jaar terug? Worden acties uit een interne audit daadwerkelijk uitgevoerd? En heeft een maatregel vervolgens ook geholpen?
Dat geldt ook voor de directiebeoordeling. Die moet geen document zijn dat één keer per jaar wordt opgesteld omdat ISO dat nu eenmaal vraagt. Het moet het management juist helpen om even boven de dagelijkse praktijk te gaan hangen. Waar staan we? Wat gaat goed? Waar lopen we risico? Wat horen we van cliënten en medewerkers? Zijn onze verbeteracties effectief? En waar willen we het komende jaar mee aan de slag?
Betekent dit dat er nu allerlei nieuwe documenten moeten komen? Nee. ISO 9001:2026 schrijft voor veel onderwerpen niet voor welk formulier, register of document je moet gebruiken. Een hulpmiddel kan handig zijn, maar moet wel iets toevoegen.
Wij zouden de komst van ISO 9001:2026 daarom vooral gebruiken om het bestaande kwaliteitssysteem eens kritisch tegen het licht te houden. Niet: welke nieuwe documenten moeten we voor ISO maken? Maar: wat hebben we al goed geregeld, waar vraagt de nieuwe norm om een aanpassing en wat kan misschien juist eenvoudiger?
Dat is ook hoe Bureau Lagro zorgorganisaties ondersteunt bij de overgang naar ISO 9001:2026. We leggen de nieuwe norm naast het bestaande kwaliteitssysteem en kijken samen wat daadwerkelijk aangepast moet worden. Daarbij kijken we niet alleen naar de ISO-norm, maar ook naar de dagelijkse zorgpraktijk en de andere wet- en regelgeving en kwaliteitseisen waarmee een zorgaanbieder te maken heeft.
Op 3 november 2026 van 14.00 tot 16.00 uur organiseren we in Annen (Drenthe) een voorlichtingsbijeenkomst voor zorgaanbieders over ISO 9001:2026. We bespreken de belangrijkste veranderingen, maar vooral wat je daar als zorgaanbieder praktisch mee moet. Wat is echt nieuw? Wat heb je waarschijnlijk al geregeld? Wat moet je aanpassen? En wat hoef je vooral niet extra te gaan doen?
Meer weten over ISO 9001:2026 en de toepassing binnen de zorg? Lees dan onze pagina over ISO 9001:2026. Wil je deelnemen aan de voorlichtingsbijeenkomst of ondersteuning bij de overgang naar ISO 9001:2026? Neem dan contact met ons op.